När en konflikt händer i er ledningsgrupp ska ni fokusera på kvaliteten i samarbetet och inte på själva oenigheten, som får vänta. Konflikter försämrar gruppens prestation och måste därför hanteras, varsamt men bestämt. Lösningen är samarbetsinriktad kommunikation och den hjälper er förstår varandras reaktioner. Först då, när tankarna klarnat och känslorna lagt sig, kan ni ta er an sakfrågan.
Konflikter drar ner ledningsgruppens prestation; de minskar gruppens tankeförmåga, beslutskraft, kreativitet. Konflikter tar energi som annars kunde användas till produktivt arbete.
Konflikter bör undvikas, eller rättare sagt: konflikter måste hanteras. Första regeln vid konflikt i en ledningsgrupp handlar om att kommunicera på ett sätt som minskar spänningen i gruppen och det kallas samarbetsinriktad kommunikation.
I samarbetsinriktad kommunikation pratar ni med varandra om samarbetet: om hur det går, hur det känns, vad ni menar. Det är kommunikation som hjälper medlemmarna förstå varandras reaktioner och komma framåt i en fråga.
Olikheter mellan människor orsakar konflikter
Olikheter medför ibland friktion mellan medlemmar i en grupp. Olikheter finns i människors personligheter, kunskaper, åsikter och intressen. Olikheter finns också i situationers inramning, prioritet, komplexitet och brådska.
Olikheter finns och kan orsaka konflikter. Främst gäller det personkonflikter för de tar allt syre för ledningsgruppen. Personkonflikter är laddade med negativa känslor som paralyserar tankeförmågan och hindrar ett vettigt samtal.
Men inte bara personkonflikter utan även sakkonflikter innehåller risk och måste hanteras. Sakkonflikter kan försämra gruppens prestation i stunden genom att ta tid och energi i onödan. Men framför allt är risken att de eskalerar till personkonflikter, och det kan gå snabbt.
Metoderna för att hantera sakkonflikter och personkonflikter skiljer sig åt men det som förenar båda de här metoderna är: samarbetsinriktad kommunikation.
Personkonflikter är värst
Även sakkonflikter innehåller risk och därför måste hanteras. Sakkonflikter kan snabbt övergå i personkonflikter. För när medlemmars information och uttalanden tillbakavisas eller ignoreras kan de uppfatta det som att deras kompetens eller värde ifrågasätts, och då går reaktionerna och känslorna åt fel håll.
Personkonflikter får sin starka laddning från negativa känslor som rör personers självbild eller värderingar — angriper du mitt inlägg så angriper du mig, angriper du min värdering så angriper du mig. Vid såna (upplevda) angrepp på vår person reagerar vi.
Hur ni kommunicerar är viktigast av allt
Innebörden av det här, enligt forskning på grupper, är att det viktigaste vid konflikter är att ta sig an konfliktsignalen på ett uppmärksamt och respektfullt sätt.
Hur konflikten hanteras är alltså viktigare än vad konflikten handlar om. Det är inte i första hand skillnaderna i åsikter och intressen som gör att sakkonflikter eskalerar och blir personliga utan framför allt hur gruppen kommunicerar om dessa olikheter.
Så konflikthanteringsprocessen, alltså sättet som friktionen-oenigheten hanteras, har större effekt på gruppens prestation än de olika typerna av konflikter de hamnar i.
Första regeln: Samarbetsinriktad kommunikation
För i praktiken, i verkligheten, handlar det här om att bete sig rätt och bra mot varandra när det blir lite spänt och jobbigt, och det är där som samarbetsinriktad kommunikation kommer in.
Jag tror det är lättast att förklara den med sin motsats: uppgiftsinriktad kommunikation. Det är hur man pratar med varandra om uppgiften som ska utföras, problemet som ska lösas, beslutet som ska fattas — sakfrågan, jobbet som ska göras.
Men i samarbetsinriktad kommunikation pratar ni med varandra om samarbetet: om hur det går, hur det känns, vad ni menar. Det är kommunikation som hjälper gruppen förstå varandras åsikter och lägen och komma framåt i en fråga.
Samarbetsinriktad är sån kommunikation som hjälper medlemmarna förstå varandras reaktioner, och den är tvåvägs. Så för den som sänder en konfliktsignal gäller det att framföra synpunkter och reaktioner på ett sånt sätt att de är lätta att ta emot och ta in för de andra.
Hur du möter konfliktsignaler effektivt
Hur göra samarbetsinriktad kommunikation i en konfliktsituation?
Exempel för den som tar emot en konfliktsignal:
- Det här verkar viktigt för dig, berätta hur du tänker.
- Jag såg att du reagerade på det jag sa, vad tänkte du?
- Vi har kanske olika uppfattningar. Hur resonerar du om det här?
Exempel för den som sänder en konfliktsignal:
- Jag har funderat och ser att en annat sätt skulle vara att…, vad tror ni?
- Jag förstår vad du menar. För mig är det annorlunda, jag ser det så här…
- Det är en sak som bekymrar mig här och jag vill gärna prata med er om det…
Det här är kommunikation med enda syfte att hjälpa samarbetet i en spänd situation. Alla exempel börjar med en inramning som antingen bekräftar den andre eller annonserar till gruppen att här kommer en olikhet.
De mottagande exemplen slutar med en öppen fråga som uppmanar den andre att dela mer av olikheten. De sändande exemplen innehåller ordet jag: jag ser, jag vill gärna, jag har funderat.
Träna konflikthantering med ledningsgruppen
Samarbetsinriktad kommunikation — det är första regeln vid konflikt i en ledningsgrupp.
Jag berättar om metoder för konflikthantering i två andra inlägg, ett för sakkonflikter och ett för personkonflikter.
Mitt budskap i det här inlägget var att det viktiga för ledningsgrupper är att träna upp en bra förmåga att hantera konflikter eftersom hur det görs är viktigast av allt. Sån gruppträning är krävande men lönande, så gör kollektivt intelligenta grupper.
